Zanim zakupimy niszczarkę, zastanówmy się nad paroma aspektami którymi powinna się charakteryzować dobrej jakości niszczarka biurowa. Powinna być przede wszystkim bezpieczna dla użytkownika, więc dobrze by było, aby posiadała czujnik zatrzymujący pracę noży tnących w chwili dotknięcia szczeliny podawczej. W niektórych modelach jest także dostępny system zapobiegający przypadkowemu rozpoczęciu pracy niszczarki, lub też zabezpieczenie przed przegrzaniem silnika. Niektórzy producenci w swoich urządzeniach montują systemy powodujące odcięcie zasilania w momencie zablokowania się papieru w szczelinie lub też otwarcie klapki zabezpieczającej szczelinę podawczą. Kolejną sprawą nad którą powinniśmy się pochylić jest jakoś i wykonanie poszczególnych elementów niszczarki.

Tutaj zwróćmy uwagę na noże tnące, które powinny być przystosowane do cięcia spinaczy i zszywek, które mogą się zaplątać w papierach. Zwróćmy uwagę jak długą gwarancję daje producent na noże, najmniej powinno być to 5 lat, choć niektórzy dla swych urządzeń dają nawet dwadzieścia. Noże tnące powinny być także zabezpieczone odpowiednia obudową, dobrej jakości i konstrukcji. Równie ważna jest budowa i jakość separatorów wokół noży, a także silniki o odpowiedniej mocy i dbające o oszczędność zużytej energii. Silniki odpowiadają za przesłanie właściwej ilości mocy dla cięcia poszczególnych plików dokumentów. Te wszystkie funkcje są wymagane do codziennej bezpiecznej i wydajnej pracy niszczarek, jednak jest także sporo dodatkowych funkcji które znacznie podnoszą komfort pracy z niszczarką.

Taką opcją dodatkową może być np. system który uniemożliwia wkładanie do podajnika zbyt dużej ilości arkuszy papierów. W standardowych modelach, podobną funkcję pełni miarka grubości papieru lub też system z autorewersem, czyli automatyczne wycofanie zbyt dużej ilości arkuszy papieru zablokowanych w podajniku. Bardzo często poszukiwane są także niszczarki z wyciszeniem pracy. Jest to bardzo ważna funkcja w pomieszczeniu gdzie pracuje grupa osób, lub też przychodzi sporo petentów w różnych sprawach. Niszczarka powinna mieć prosty i przejrzysty system informowania o aktualnym stanie urządzenia oraz poziomie pracy. Tutaj ważna jest pojemność kosza, o wypełnieniu którego powinna być przekazywana natychmiast informacja za pomocą świecącej diody lub kontrolki, co pozwala na bieżący monitoring wypełniania się kosza.