Nikt nie chce spędzać na spotkaniu więcej czasu, niż jest to absolutnie konieczne. Po pierwsze, spotkania są często czasochłonne, a po drugie, mają zwyczaj zbaczania z tematu i wydłużania czasu ich trwania. Pomyśl o zadaniach, które mógłbyś wykonać przy biurku!

Mimo to spotkania muszą się odbywać w określonych sprawach. Aby ograniczyć niepotrzebny czas i mieć pewność, że wszystko, co ma być omówione, zostanie omówione, należy się do tego odpowiednio przygotować.

Zapoznaj się z poniższą infografiką, aby uzyskać kilka przydatnych informacji dotyczących spotkań

Źródło: www.learningdesigns.com/five-stages-to-plan-and-execute-effective-meetings

Jak widać, wszystko sprowadza się do planowania, przygotowania, stworzenia zwięzłej agendy, przeprowadzenia i zakończenia.

Projekt stołu konferencyjnego jest niezwykle ważny dla zapewnienia sprawnego przebiegu spotkania. Każdy musi widzieć przód, jeśli ma być prezentacja, i każdy musi być słyszany, jeśli ma coś do powiedzenia. Dotyczy to również układu pomieszczenia i rozmieszczenia stołów w sali konferencyjnej.

Istotne jest, aby przed spotkaniem opracować prosty i dokładny porządek obrad, który powinien zostać rozesłany w odpowiednim czasie wraz z wszelkimi materiałami pomocniczymi. Jeśli ktoś ma protokołować, powinien mieć w tym zakresie doświadczenie, a na wszelki wypadek powinny być dostępne zapasowe materiały i porządki obrad.

Osoba prowadząca zebranie ma kontrolę nad czasem, dlatego w pomieszczeniu powinien być widoczny zegar. Osoba ta może dopilnować, aby spotkanie się nie przeciągnęło, a w razie zbaczania z tematu może skierować rozmowę z powrotem na właściwy tor. Oczywiście nie trzeba dodawać, że krzesła w sali konferencyjnej powinny być wygodne, aby uczestnicy spotkania mogli się skoncentrować i omówić to, co jest im potrzebne!

Czy masz jakieś inne wskazówki dotyczące spotkań?